Vacancies

Management Assistant (1.0 fte)

De werkzaamheden

  • Het uitvoeren van algemene secretariaatswerkzaamheden, inclusief agendabeheer, archivering en beheer van archief, het boeken van vergaderruimtes, behandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken en correspondentie in het Nederlands en in het Engels;
  • Zelfstandig beheren en volgen van te tekenen en ondertekende stukken en zorgen voor de correcte archivering, zogenaamd “contract management”;
  • Het boeken van vluchten, hotels etc. voor (internationale) dienstreizen;
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor);
  • Back-up bij afwezigheid van de personal assistant (samen met de personal assistant vormt u het secretariaat van Luris);
  • Informatieverstrekking, u fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en externen;


Uw profiel

  • Minimaal MBO werk- en denkniveau, een administratieve of secretariële opleiding en/of enige jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Goede computervaardigheden waaronder beheersing van de programma’s van het MS-Office pakket;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal;
  • Goede kennis van de Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk);
  • Flexibele instelling;
  • Accuraat
  • Klantgericht, klantvriendelijk;
  • Zelfstandig kunnen werken;
  • Stressbestendig, proactief en oplossingsgericht

Beschrijving organisatie
Luris begeleidt wetenschappers van de Universiteit Leiden en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) in hun ambitie om relevante kennis toepassing te laten vinden in de maatschappij.

Luris helpt bij het opzetten van projecten met bedrijven, maatschappelijke organisaties, subsidieverstrekkers en overheid, door te zorgen voor gezonde relaties met partners en door bestaande relaties optimaal te benutten met het oog op het verrijken van het onderzoekslandschap binnen de Universiteit Leiden en het LUMC. Informatie over Luris kunt u vinden op http://www.luris.nl/.

Wij bieden
Een aanstelling in tijdelijke dienst bij de Universiteit Leiden voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging. Het salaris bedraagt minimaal € 2.131,- en maximaal € 2.877,- bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime aanstelling. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met mevrouw Z. Joseph, management assistant, telefoon 071 527 2574,
e-mail secretariaatluris@luris.nl.

Solliciteren
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 28 april 2017 per e-mail worden gericht aan secretariaatluris@luris.nl.

U ontvangt op 1 mei 2017 bericht indien u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken zullen worden gehouden op donderdag 4 mei 2017.